Quand doit-on joindre une facture aux expéditions ?

Toute expédition hors de l'Union Européenne, autre que des documents sans valeur commerciale, doit donner lieu à la rédaction d'une facture. Pour ces envois hors UE, deux cas se présentent :

1) L'envoi correspond à des marchandises destinées à la vente. La facture doit donc mentionner les informations suivantes:

Nom et Adresse de l'expéditeur
Nom et Adresse du destinataire
Date et numéro de facture
N° de TVA (siren/siret) du client exportateur
Origine des marchandises
Description complète et composition des marchandises expédiées
Quantité correspondante pour chaque type de produits
Poids brut et net (avec emballage) de la marchandise
Valeur et devise utilisées
Conditions de vente et de livraison
Montant du transport, assurances, ristourne, acompte
Signature, de préférence en bleu (impératif pour certaines destinations)
2) L'envoi correspond à des marchandises qui ne sont pas destinées à la vente. Il peut s'agir par exemple de l'envoi d'un échantillon. La facture est alors dite "pro forma". Elle doit reprendre tous les éléments habituels, sauf le numéro de facture. Il est toujours nécessaire de préciser la valeur du fret transporté en spécifiant : "valeur pour douane uniquement" ou "échantillons sans valeur commerciale". Ne pas indiquer une valeur nulle (0€), cela pourrait bloquer l'envoi aux douanes.

Les factures doivent être produites en 5 exemplaires, et être de préférence rédigées en langue anglaise. A noter que certains pays exigent la présence d'une facture pour des envois de papier ayant une valeur commerciale ou dépassant un certain poids.

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